Timeline
L'activité Timeline permet au groupe de réfléchir ensemble aux évènements qui se sont déroulés au cours d'une période donnée, d'observer leur ressenti face à ses évènements et d'exploiter ces observations afin d'en tirer des actions d'améliorations pour le futur.
Pré-requis
Préparez une activité Tableau. Pour les groupes de plus de 10 personnes, prévoyez de faire des groupes de 5 à 10 personnes max et attribuez un Tableau à chaque sous-groupe.
Préparez une première catégorie "Légende", elle servira à identifier les codes couleurs en fonction des évènements qui seront émis : émotions (négatif, positif, neutre), évènement technique, organisationnel, humain...
Ajoutez ensuite une catégorie pour représenter chaque phase de temps : par semaine, si votre temporalité est inférieure à 3 mois ou par mois par exemple...
Il est important de faire une activité brise-glace avant cette activité Timeline afin de sonder l'humeur générale de vos participants.
Paramétrage de l'activité Tableau
- Format de l’activité : Tour par tour
- Vote : en points
- Gestion du temps : chronomètre ou minuteur
- Catégories : Légende + Phases de temps
Déroulé
Présentation
Expliquez le déroulé de l'activité et le temps alloué pour chaque phase. Vous allez avoir deux grandes parties au cours de cette activité : la construction de la timeline et l'exploitation de cette timeline. Il faut compter environ 30 minutes pour chacune.
Exploration
Demandez à chacun de noter les évènements importants du projet pour lui : une carte idée par évènement et les garder dans le bloc-notes personnel pour l'instant.
Essayez de les stimuler en leur demandant par exemple 10 évènements chacun.
Ils peuvent appliquer le code couleur que vous avez prévu sur leur carte.
- par exemple leur émotion face aux évènements : vert (positif), bleu (neutre), orange (négatif)
Collecte
Demandez à chaque participant d'envoyer ses cartes à tour de rôle sur le Tableau et de présenter succinctement chaque carte (afin de s'assurer qu'elle soit comprise par tous, le cas échéant le participant peut la reformuler)
Une fois tout le monde passé, demandez-leur s'ils ont d'autres évènements qui leur viennent à l'esprit au vu de ce qui a déjà été émis. Complétez alors la Timeline.
- demandez-leur si des évènements sont en doublon (faites alors un groupe ou gardez une seule idée, mais ajoutez un compteur (exemple "Présentation des objectifs de vente par le Directeur Commercial a été émis 3 fois ajoutez un '3' ou *** au texte de l'idée)
- demandez-leur si les évènements sont bien positionnés sur la timeline, le cas échéant ajustez.
- redemandez si aucun évènement important n'a été oublié
Discussion
Donnez un peu de temps au groupe pour s'imprégner de toute la Timeline, puis animez une discussion autour de ces questions :
- Quels sont les évènements qui vous ont marqués ?
- Qu'est-ce qui vous surprend sur la Timeline ?
- Qu'est ce que vous a révélé la construction de cette Timeline ?
- De quels évènements souhaitez-vous discuter avec le groupe ?
Sélection
Après cette discussion, demandez aux participants de sélectionner ce qui selon eux pourrait-être amélioré. Pour cela, démarrez une séance de vote sur le Tableau.
A l'issue de la séance, vous pouvez concevoir un plan d'action soit avec une nouvelle catégorie dans le Tableau, si vous avez besoin de développer les idées, soit grâce aux Actions et Décisions de l'espace de Discussion.
Synthèse
Vous pouvez clôturer l'activité Timeline par un tour de table, chacun pourra répondre à ses deux questions :
- l'activité a-t-elle répondu à ses attentes
- avec quelle amélioration ou idée vous repartez et que vous allez appliquer par la suite.
Vous diffuserez par la suite le compte rendu de la réunion à chacun.
Suggestions et variantes
Pour un brainstorming efficace, vous devez adapter la taille du groupe : ni trop petit, ni trop grand. Idéalement 4 à 6 personnes et maximum 10. Vous pouvez constituer des sous-groupes et leur attribuer un Tableau à chacun. Un représentant pourra présenter la synthèse aux autres.
