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Matriz de Eisenhower

> Priorizar y decidir juntos

¿Sus actividades o tareas diarias (profesionales o personales) se acumulan y no sabe por dónde empezar ni cómo hacer para terminarlas todas? ¡La Matriz de Eisenhower es la herramienta perfecta para ordenar, clasificar y priorizar sus acciones!

Como dato histórico, la inventó Eisenhower, entonces comandante en jefe de las fuerzas armadas estadounidenses en Europa durante la Segunda Guerra Mundial y después Presidente de los Estados Unidos: «Lo importante raramente es urgente, y lo urgente raramente es importante».

La matriz se apoya pues en dos ejes: el grado de importancia y el grado de urgencia de cada tarea.

Prerrequisitos

Prepare una actividad Matriz en modo de cuadrante. Las 4 zonas necesarias son: Delegar, Hacer, Eliminar, Planificar. Nombre el eje de abscisas como “Importante” y el eje de ordenadas como “Urgente”.

Si es necesario, incluya un sistema de gestión del tiempo.

Enumere los elementos que priorizar si ya los tiene.

La Matriz de Einsenhower puede utilizarse después de una tormenta de ideas como ayuda para priorizar un plan de acción. En ese caso, será necesario introducir los elementos en directo en la matriz antes de comenzar la actividad con el grupo.

Configuración de la actividad Matriz

  • Activity format: Quadrant
  • Zone names: Delegate, Do, Eliminate, Plan
  • Horizontal axis: Important/Vertical axis: Urgent
  • Time management: optional

Desarrollo

1

Presentación

Explique al grupo el significado de cada cuadrante:

  • Hacer: actividades importantes y urgentes, tareas que ejecutar inmediatamente y uno mismo
  • Planificar: actividades importantes pero poco urgentes, tareas que planificar y ejecutar uno mismo
  • Delegar: actividades urgentes pero poco importantes, tareas que delegar rápidamente
  • Eliminar: actividades poco urgentes y poco importantes, tareas inútiles que abandonar.
  • Consensúe qué es importante y qué es urgente: si se está solo o se trabaja en equipo o con un superior en las misiones clave o prioritarias, sobre los resultados que alcanzar y los plazos, y qué se considera urgencia: 1 h, un día, un semana. Aclare las cosas si es necesario. ¡Atención, distinga la urgencia y la importancia de lo que le gusta hacer!

Repase los elementos de la lista para que todo el mundo los comprenda.

2

Análisis

A continuación, los participantes evaluarán individualmente y en silencio cada elemento sobre una escala de importancia y urgencia.

3

Conversación

Una vez que haya participado todo el grupo, podrán revisar conjuntamente la matriz para asegurarse de que suscite consenso.

4

Resumen

Indique las tareas que realizar en el área Conversación en forma de Acción y reenvíe el conjunto de tareas que planificar y delegar para tomar decisiones que les conciernan.

Al final de la actividad, podrá enviar el acta automatizada con el plan de acción/decisión a sus participantes.

Sugerencias y variantes

Para un modo aún más colaborativo, puede utilizar una actividad Pizarra definiendo los cuadrantes como categoría. Si son demasiado numerosas, seleccione las tareas que realizar por cada sesión de votación.

Actividad Matriz
De 5 a 30 minutos
Menos de 10
Principiante
Cierre
Ahorrar tiempo al contar con una mejor gestión de las tareas.
Herramienta eficaz y fácil de utilizar, tanto individualmente como en grupo.