Matriz de Eisenhower
Suas atividades, suas tarefas diárias (profissionais e/ou pessoais) se acumulam e você não sabe mais por onde começar ou como realizar todas? A Matriz de Eisenhower é a ferramenta perfeita para usar para classificar, categorizar e priorizar suas ações!
Só para constar, ela foi inventada por Eisenhower, então comandante supremo dos exércitos americanos na Europa durante a Segunda Guerra Mundial e que depois se tornou presidente dos Estados Unidos: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.
A matriz é, portanto, baseada em 2 eixos: o grau de importância e o grau de urgência de cada tarefa.
Pré-requisitos
Prepare uma atividade Matriz no modo quadrante. As 4 áreas necessárias são: Delegar, Fazer, Eliminar, Planejar. Chame o eixo x de “Importante” e o eixo y de “Urgente”.
Se necessário, planeje uma gestão de tempo.
Se você já tiver os elementos a serem priorizados, liste-os.
A matriz de Eisenhower pode ser moderada após um brainstorming para ajudar a priorizar um plano de ação; será necessário, então, inserir os elementos ao vivo na matriz antes de começar a atividade com o grupo.
Configurações da atividade Matriz
- Formato da atividade: Quadrante
- Nomes das áreas: Delegar, Fazer, Eliminar, Planejar
- X: Importante/Y: Urgente
- Gestão do tempo: opcional
Decorrido
Apresentação
Explique ao grupo o significado de cada quadrante:
- Fazer: atividades importantes e urgentes, tarefas a serem executadas imediatamente e por você mesmo
- Planejar: atividades importantes, mas pouco urgentes, tarefas a serem planejadas e executadas por você mesmo
- Delegar: atividades urgentes, mas pouco importantes, tarefas a serem delegadas rapidamente
- Eliminar: atividades pouco urgentes e pouco importantes, tarefas inúteis a serem abandonadas.
Cheguem a um acordo sobre as noções de importância e urgência: se você está sozinho ou se trabalha em equipe ou com um superior em missões-chave ou prioritárias, sobre os resultados a serem atingidos e os prazos, o que é urgência: 1 hora, um dia, uma semana. Esclareça, se necessário. Tenha cuidado, diferencie a urgência e a importância do que você gosta de fazer!
Reveja a lista de itens para que sejam entendidos por todos.
Exploração
Os participantes, então, avaliarão individualmente e em silêncio cada elemento em uma escala de importância e urgência.
Discussão
Depois que todo o grupo tiver participado, coletivamente, você poderá rever a matriz para ter certeza de que existe um consenso.
Síntese
Insira as tarefas a serem feitas na sala de bate-papo como uma Ação, reveja em conjunto as tarefas a serem planejadas e delegue para tomar decisões a respeito delas.
No final da atividade, você pode dar o relatório automático com o plano de ação/decisão para seus participantes.
Sugestões e variações
Para um modo ainda mais colaborativo, você pode usar uma atividade do Quadro, colocando os quadrantes em categorias. Se houver muitas, você selecionará as tarefas a serem realizadas em uma sessão de votação.
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