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Matriz de Eisenhower

> Priorizar e decidir juntos

Suas atividades, suas tarefas diárias (profissionais e/ou pessoais) se acumulam e você não sabe mais por onde começar ou como realizar todas? A Matriz de Eisenhower é a ferramenta perfeita para usar para classificar, categorizar e priorizar suas ações!

Só para constar, ela foi inventada por Eisenhower, então comandante supremo dos exércitos americanos na Europa durante a Segunda Guerra Mundial e que depois se tornou presidente dos Estados Unidos: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.

A matriz é, portanto, baseada em 2 eixos: o grau de importância e o grau de urgência de cada tarefa.

Pré-requisitos

Prepare uma atividade Matriz no modo quadrante. As 4 áreas necessárias são: Delegar, Fazer, Eliminar, Planejar. Chame o eixo x de “Importante” e o eixo y de “Urgente”.

Se necessário, planeje uma gestão de tempo.

Se você já tiver os elementos a serem priorizados, liste-os.

A matriz de Eisenhower pode ser moderada após um brainstorming para ajudar a priorizar um plano de ação; será necessário, então, inserir os elementos ao vivo na matriz antes de começar a atividade com o grupo.

Configurações da atividade Matriz

  • Formato da atividade: Quadrante
  • Nomes das áreas: Delegar, Fazer, Eliminar, Planejar
  • X: Importante/Y: Urgente
  • Gestão do tempo: opcional

Decorrido

1

Apresentação

Explique ao grupo o significado de cada quadrante:

  • Fazer: atividades importantes e urgentes, tarefas a serem executadas imediatamente e por você mesmo
  • Planejar: atividades importantes, mas pouco urgentes, tarefas a serem planejadas e executadas por você mesmo
  • Delegar: atividades urgentes, mas pouco importantes, tarefas a serem delegadas rapidamente
  • Eliminar: atividades pouco urgentes e pouco importantes, tarefas inúteis a serem abandonadas.

Cheguem a um acordo sobre as noções de importância e urgência: se você está sozinho ou se trabalha em equipe ou com um superior em missões-chave ou prioritárias, sobre os resultados a serem atingidos e os prazos, o que é urgência: 1 hora, um dia, uma semana. Esclareça, se necessário. Tenha cuidado, diferencie a urgência e a importância do que você gosta de fazer!

Reveja a lista de itens para que sejam entendidos por todos.

2

Exploração

Os participantes, então, avaliarão individualmente e em silêncio cada elemento em uma escala de importância e urgência.

3

Discussão

Depois que todo o grupo tiver participado, coletivamente, você poderá rever a matriz para ter certeza de que existe um consenso.

4

Síntese

Insira as tarefas a serem feitas na sala de bate-papo como uma Ação, reveja em conjunto as tarefas a serem planejadas e delegue para tomar decisões a respeito delas.

No final da atividade, você pode dar o relatório automático com o plano de ação/decisão para seus participantes.

Sugestões e variações

Para um modo ainda mais colaborativo, você pode usar uma atividade do Quadro, colocando os quadrantes em categorias. Se houver muitas, você selecionará as tarefas a serem realizadas em uma sessão de votação.

Atividade Matriz
5 a 30 min
Menos de 10
Principiante
Fechamento
Economizar tempo com uma melhor gestão das tarefas.
Ferramenta eficiente e simples de implantar, individualmente ou em grupos.