Timeline
De Timeline activiteit stelt de groep in staat gezamenlijk over de evenementen van een bepaalde periode na te denken, hun gevoel ten opzichte van deze evenementen te observeren en deze observaties te benutten om verbeteringsacties voor de toekomst op te stellen.
Voorafgaande vereisten
Bereid een Prikbord activiteit voor. Voorzie, bij groepen van meer dan 10 personen, subgroepen van max. 5 tot 10 personen en ken een Prikbord aan elke subgroep toe.
Bereid de eerste categorie "Legenda” voor, deze dient om de kleurcodes te identificeren naargelang de uitgesproken evenementen: gevoelens (negatief, positief, neutraal), technisch, organisatorisch, persoonlijk... evenement.
Voeg vervolgens een categorie toe om elke tijdfase te vertegenwoordigen: bijvoorbeeld per week als de periode minder dan 3 maanden telt of per maand...
Het is van belang een ijsbreker activiteit vóór deze Timeline activiteit uit te voeren om de algemene stemming van de deelnemers te peilen.
Instelling van de activiteit Prikbord
- Formaat van de activiteit: Ronde per ronde
- Stemmen: met punten
- Tijdbeheer: stopwatch of timer
- Categorieën: Legenda + Tijdfasen
Verloop
Presentatie
Leg het verloop van de activiteit en de voor elke fase toegekende tijd uit. Deze activiteit bestaat uit twee grote delen: de opbouw van de timeline en de uitvoer van deze timeline. Voor elk deel moet u circa 30 minuten uittrekken.
Exploratie
Vraag iedereen de voor hem belangrijke evenementen van een project te noteren: een ideekaart per evenement en deze nog even in het persoonlijke kladblok te houden.
Probeer ze te stimuleren door bijvoorbeeld aan ieder 10 evenementen te vragen.
Ze kunnen op hun kaart de voor u voorziene kleurcode gebruiken.
- bijvoorbeeld hun gevoel ten opzichte van de evenementen: groen (positief), blauw (neutraal), oranje (negatief)
Inzamelen
Vraag elke deelnemer zijn kaarten beurtelings naar het Prikbord te zenden en elke kaart kort toe te lichten (om er zeker van te zijn dat iedereen deze begrijpt of vraag ze anders te herformuleren)
Vraag hen, nadat iedereen aan de beurt is geweest, of er nog andere evenementen in hun opkomen naast degenen die reeds ingezonden zijn. Vul de Timeline vervolgens in.
- vraag hen of sommige evenementen dubbel zijn (maak in dit geval een groep aan of behoud één enkel idee en voeg een teller toe (bijvoorbeeld “Presentatie van de verkooptargets door de Commercieel directeur” werd 3 maal ingezonden, voeg dan een '3' of *** aan de beschrijving van het idee toe))
- vraag hen of de evenementen op de juiste plaats op de timeline staan en pas dit anders aan.
- Vraag opnieuw of er geen enkel belangrijk evenement vergeten is
Chat
Geef de groep de tijd om zich de totale Timeline eigen te maken, leid vervolgens een gesprek rond de volgende vragen:
- Welke evenementen waren belangrijk voor u?
- Wat verbaast u over de Timeline?
- Wat heeft de samenstelling van deze Timeline bij u losgemaakt?
- Welke evenementen wilt u met de groep bespreken?
Selectie
Vraag de deelnemers, na afloop van het gesprek, te selecteren wat volgens hen nog verbeterd kan worden. Start hiertoe een stemsessie op het Prikbord.
Na de sessie kunt u een actieplan opstellen ofwel met een nieuwe categorie op het Prikbord, als u de ideeën uit moet werken, ofwel dankzij de Acties en Besluiten in de Chatruimte.
Samenvatting
U kunt de Timeline afsluiten door een rondetafel, waarbij iedereen de volgende twee vragen kan beantwoorden:
- voldeed de activiteit aan uw verwachtingen
- met welke verbetering of welk idee vertrekt u en gaat u vervolgens toepassen.
- Verspreid ten slotte het verslag van de vergadering aan alle deelnemers.
Suggesties en variaties
Voor een efficiënte brainstorming moet u de grootte van de groep aanpassen: niet te groot of te klein. Ideaal 4 tot 6 personen en maximaal 10. U kunt subgroepen vormen en elk een Prikbord toewijzen. Een vertegenwoordiger kan de samenvatting aan de anderen presenteren.
